Amazon FBA reimbursement claimen op verloren voorraad: het nieuwe 60-dagen-venster

Je geld dat bij Amazon vastligt verdampt nu in 60 dagen, en de meeste verkopers die ik spreek hebben geen idee hoeveel het is.

Kort antwoord. Sinds 23 oktober 2024 heb je nog maar 60 dagen (in plaats van 18 maanden) om een FBA-reimbursement te claimen op voorraad die verloren of beschadigd raakt in het fulfillment center. Amazon doet sinds november 2024 een deel automatisch, maar lang niet alles. Wie niet binnen 60 dagen claimt en de eigen COGS aanlevert, laat geld liggen.

Wat er sinds eind 2024 is veranderd

Twee beleidswijzigingen hebben dit van een achtergrondtaak naar een tijdkritisch proces gemaakt.

De eerste: het claim-window is per 23 oktober 2024 verkort van 18 maanden naar 60 dagen voor fulfillment-center-claims. Je kreeg vroeger anderhalf jaar om je administratie op orde te brengen. Nu is je venster korter dan een gemiddelde inkoopcyclus.

De tweede: sinds 10 maart 2025 vergoedt Amazon op manufacturing cost in plaats van op verkoopprijs. Dat is je inkoop- of productiekosten per stuk, niet de retailwaarde. In de praktijk liggen recoveries daardoor 50 tot 75 procent lager dan voorheen. En als je je kostendocumentatie niet binnen het venster aanlevert, rekent Amazon met een eigen interne schatting die structureel nog lager uitvalt.

De combinatie is hard: minder tijd, minder geld per claim, en strengere bewijslast.

De drie claim-types die je moet volgen

Niet alles wat misgaat triggert automatisch een vergoeding. Dit zijn de categorieën waar geld blijft liggen.

Verloren of beschadigd in het FC. Voorraad die in het fulfillment center zoekraakt of stukgaat. Sinds 1 november 2024 reimburst Amazon dit deels automatisch op het moment van melden. Deels. Niet elk verlies wordt opgepikt, en niet elke automatische vergoeding klopt met je werkelijke kosten.

Zoekgeraakte retouren. Een klant retourneert, Amazon crediteert de klant, maar de unit komt nooit terug in je voorraad of komt beschadigd terug. Dit is het type dat het vaakst onder de radar blijft, omdat het verspreid over weken in losse transacties zit.

Inbound-discrepanties. Je stuurt 500 units, Amazon boekt er 480 in. Die 20 zijn jouw verantwoordelijkheid om aan te tonen, met proof of delivery, een getekende bill of lading en packing slips.

Het proces eerst: waar het misloopt

Voordat ik iets bouw, kijk ik naar hoe de claim-stappen nu lopen. Bij de meeste schalende verkopers is dat gegroeid handwerk: iemand exporteert af en toe het Inventory Reconciliation-rapport (Reports > Fulfillment), zoekt naar "Lost - Warehouse"-transacties, en dient handmatig in als er tijd is. Dat werkte bij een venster van 18 maanden. Bij 60 dagen breekt het.

Wat ik bijna altijd zie:

• Niemand weet het lopende saldo van wat Amazon op dit moment schuldig is.
• COGS per SKU staat in een los Excel-bestand dat niet aan de claim gekoppeld is, dus elke claim wordt handmatig onderbouwd.
• Verlies-events worden ontdekt als ze al voorbij de 60 dagen zijn.

Een deel van die stappen kan slimmer, en een deel kan helemaal weg. Een handmatige maandelijkse export hoort niet thuis in een proces met een 60-dagen-deadline.

De slimmere oplossing: een eigen reimbursement-ledger

De berekening en bewaking moeten gebeuren. De vraag is alleen wie ze doet en op welke data.

Er zijn diensten die dit op no-cure-no-pay oppakken, zoals GETIDA en Refunzo. Voor het detecteren van standaard FC-verliezen op het gelukspad doen die hun werk prima. Waar ze tekortschieten: ze rekenen met hun eigen aannames over je kosten, ze raken jouw uitzonderingen niet, en ze koppelen niet met je eigen voorraad-, inkoop- en boekhoudsystemen. Dat laatste is precies waar jouw geld zit.

Wat ik bouw is een ledger op je eigen data. Via de SP-API trek ik de inventory-, retour- en inbound-events binnen, koppel ze aan jouw werkelijke COGS per SKU, en bereken doorlopend wat Amazon je schuldig is. Een dashboard toont het lopende saldo, een alert vuurt zodra een claimbaar event de 60-dagen-deadline nadert, en de kostendocumentatie hangt al klaar aan de claim. Geen maandelijkse export meer, geen geschatte waardes, geen gemiste vensters.

De moat zit in je eigen cijfers. Een externe dienst werkt met wat Amazon vrijgeeft en met schattingen. Jij hebt je echte inkoopfacturen, je werkelijke COGS en de koppeling met je andere kanalen. Dat is de basis waarop je het maximale en het juiste terugkrijgt, in plaats van een afgeknepen percentage op een aanname.