Voorraad over meerdere vestigingen: weet je nog welke order waar vandaan ging?

Kort antwoord. Voorraad over meerdere vestigingen klopt pas als één bron per locatie de stand bijhoudt én bepaalt welke vestiging een order reserveert en levert. ERP's als AFAS ondersteunen multi-locatie voorraad, maar de reservatielogica (welke locatie levert welke order, in welke volgorde) is een beslissing die jouw situatie volgt. Een voorraadbuffer per kanaal dempt het symptoom, maar lost de oorzaak niet op.

Met één magazijn is voorraad een getal. Met meerdere vestigingen is het een vraag: hoeveel ligt er waar, en wie levert deze order?

Beantwoord je die vraag niet in je systeem, dan beantwoord je hem in je hoofd. En dan klopt het nooit helemaal.

Waarom meerdere vestigingen je voorraad breekt

Elke vestiging heeft een eigen voorraadpositie. ERP's als AFAS ondersteunen dat, met voorraad per filiaal. Maar het optellen van die posities tot één betrouwbaar beeld, en het toewijzen van een order aan de juiste locatie, is waar het misgaat.

Een order komt binnen. Welke vestiging levert? De dichtstbijzijnde, de vestiging met de meeste voorraad, of de vestiging die toch al een zending naar die regio heeft? Dat is een beslissing, en zonder regel valt hij elke keer anders uit.

De buffer per kanaal is een pleister

De gangbare oplossing is een voorraadbuffer per kanaal, zodat je webshop minder toont dan er fysiek ligt. Dat dempt oververkoop, maar het kost je verkoop, want je verbergt voorraad die er wel is. En het lost de kern niet op: je weet nog steeds niet welke locatie wat reserveert.

Welke order ging waar vandaan?

Als je dat achteraf moet reconstrueren, mist je systeem de reservatielogica. Je wilt op het moment van bestellen weten welke vestiging reserveert, zodat de voorraad daar direct zakt en geen tweede order hetzelfde stuk claimt.

Dat raakt ook je inkoop en je marge. Een order die vanuit de verkeerde vestiging wordt geleverd, kost extra vracht. Reken je dat niet terug, dan verdwijnt het in een algemeen kostenpotje in plaats van in de marge van die order.

Wat hiervoor nodig is

Het doel is grip op je voorraad over locaties, met minder handwerk en cijfers die kloppen. Daarom licht ik je voorraad- en orderproces eerst door, want sommige vestigingsregels zijn zo gegroeid en kunnen slimmer. Wat overblijft, één bron die de standen per locatie samenbrengt en de reservatielogica die jouw regels volgt, bouw ik. Dit moet hoe dan ook geregeld worden. De vraag is of het vandaag niet slimmer kan dan in losse standen en een buffer.