Je werkbon overtypen naar je factuur is de duurste tien minuten van je dag

Kort antwoord. Werkbonnen overtyp je niet meer naar je facturatie door uren, materiaal en meerwerk op de werkbon direct te koppelen aan project en factuur, zodat ze maar één keer worden ingevoerd. Werkbon-apps (zoals Werkbriefje, AFAS of Werkbon.nl) doen dit voor de standaardketen. Heb je Exact, Excel en een losse planning naast elkaar, dan is een koppeling op maat vaak nodig.

De monteur is klaar, de werkbon is ingevuld. En dan begint het echte werk: iemand op kantoor typt de uren en het materiaal over naar de facturatie.

Dat zijn tien minuten per bon. Vermenigvuldig dat met je aantal klussen per week, en je begrijpt waarom het de duurste tien minuten van je dag zijn.

Waarom overtypen geld kost

Het is niet alleen de tijd. Elke keer dat je een werkbon overtypt, kan er iets misgaan: een verkeerd aantal uren, een vergeten materiaalpost. En het meerwerk dat de monteur er even bij heeft gedaan maar niet duidelijk heeft vastgelegd, factureer je vaak helemaal niet.

Dat laatste is het grootste lek. Niet wat je verkeerd typt, maar wat je vergeet te factureren.

Uren registreren onderweg, niet 's avonds uit het hoofd

De bron van de fout zit vaak aan het begin. Een monteur die zijn uren 's avonds uit het hoofd invult, is minder nauwkeurig dan een monteur die ze op locatie boekt.

Werkbon-apps lossen dit op: uren, materiaal, foto's en klantgoedkeuring op de telefoon, op het moment zelf. Dat scheelt overtypen en discussie achteraf.

Van werkbon naar factuur in één keten

De winst zit in de koppeling. Geboekte uren en materiaal komen in de projectadministratie, en daar maak je met een paar klikken een factuur van, in plaats van alles opnieuw in te voeren.

Dit is precies wat standaard werkbonsoftware goed doet, mits je hele proces erin past. Veel installatie- en bouwbedrijven hebben echter Exact voor de boekhouding, een eigen planning in Excel en een calculatietool ernaast. Dan koppelt de standaard-app niet vanzelf met wat je al gebruikt, en begint het overtypen op een andere plek opnieuw.

Wanneer een koppeling op maat loont

Het doel is grip op je facturatie en je marge, met minder handwerk. Daarom licht ik je keten eerst door, want sommige stappen zijn zo gegroeid en kunnen slimmer of weg. Wat overblijft, het koppelen van je werkbon aan je bestaande boekhouding, planning en facturatie zodat een bon maar één keer wordt ingevoerd en meerwerk altijd meegaat, bouw ik. Dit moet hoe dan ook geregeld worden. De vraag is of het vandaag niet slimmer kan dan met de hand.