Kort antwoord. De bekendste modellen voor procesoptimalisatie zijn Lean, Six Sigma, BPMN, value stream mapping en de PDCA-cyclus. Lean haalt verspilling weg, Six Sigma vermindert fouten en variatie, BPMN legt een proces eenduidig vast, value stream mapping laat zien waar werk blijft liggen en PDCA test verbeteringen in korte rondes. In een middelgroot bedrijf gebruik je ze als gereedschap, niet als programma.
In grote organisaties gaan deze modellen vaak een eigen leven leiden. Een verbeterprogramma met belts, templates en een stuurgroep, terwijl de orderafhandeling nog precies even traag is. In een bedrijf van vijftig of tweehonderd mensen heb je daar geen tijd voor. Wat je nodig hebt is de manier van kijken. De belts en de templates kun je overslaan.
Dit artikel hoort bij processen optimaliseren: eerst doorlichten, dan de software die past.
Lean: verspilling weghalen
Lean is een manier van werken die alles weghaalt wat geen waarde toevoegt voor de klant, zodat het werk zonder onderbreking stroomt. De vijf principes van James Womack en Daniel Jones zijn: waarde bepalen vanuit de klant, de waardestroom in kaart brengen, flow creëren, werken op vraag (pull) en blijven verbeteren (Lean Enterprise Institute).
Lean komt uit de fabrieken van Toyota, maar op kantoor werkt het net zo goed. Daar ligt de voorraad alleen in een mailbox: orders die wachten tot iemand ze oppakt. En het onnodige transport is een export van Exact Online naar Excel en weer terug.
Lean past als je probleem doorlooptijd is. Klanten wachten te lang, offertes blijven liggen, een order gaat langs vijf mensen voordat hij de deur uit gaat. Het gaat mis als Lean een jacht op minuten wordt. Vijf minuten winnen op een stap die niet had hoeven bestaan, is geen verbetering.
Six Sigma en DMAIC: fouten en variatie verminderen
Six Sigma is een methode om fouten en variatie in een proces terug te dringen op basis van data. Het werkt met de DMAIC-cyclus: Define (het probleem en het doel vastleggen), Measure (meten hoe het proces nu presteert), Analyze (de grondoorzaken vinden), Improve (oplossingen testen en invoeren) en Control (borgen dat de verbetering blijft) (ASQ).
Gebruik het als dezelfde fout steeds terugkomt. Verkeerde verzendadressen, facturen met afwijkende bedragen, retouren die anders geboekt worden dan afgesproken.
Six Sigma heeft één harde voorwaarde: betrouwbare data. Komen je cijfers uit vijf systemen die elkaar tegenspreken, dan meet je vooral je eigen versnippering. Dan moet eerst de lappendeken van tools worden opgelost.
Lean Six Sigma: het verschil en de combinatie
Lean en Six Sigma stellen een andere vraag. Lean vraagt welke stappen overbodig zijn en waar het werk wacht. Six Sigma vraagt waarom een stap steeds fout gaat. Het eerste maakt een proces sneller, het tweede betrouwbaarder.
Lean Six Sigma combineert die twee. Voor een middelgroot bedrijf is de volgorde dan logisch: eerst de overbodige stappen eruit, daarna de overgebleven stappen foutloos maken. Wie het andersom doet, maakt stappen foutloos die beter geschrapt hadden kunnen worden.
BPMN: een proces eenduidig vastleggen
BPMN (Business Process Model and Notation) is een internationale standaard om bedrijfsprocessen in een diagram vast te leggen, met vaste symbolen voor taken, beslissingen, gebeurtenissen en verantwoordelijkheden. De Object Management Group beheert de standaard; de huidige versie is BPMN 2.0.2 (OMG).
BPMN verbetert zelf niets. Het maakt een proces bespreekbaar. Zodra een proces op één pagina staat, ziet iedereen dezelfde vier overdrachten en dezelfde lus die nergens heen gaat. Die discussie levert meestal meer op dan het schema zelf.
Ik gebruik BPMN vooral wanneer afdelingen hetzelfde proces elk anders beschrijven, en wanneer er software gebouwd gaat worden. Een BPMN-schema is de beste briefing die je een bouwer kunt geven, omdat het vastlegt welke beslissingen de software moet nemen en welke uitzonderingen er zijn. Teken wel wat er echt gebeurt. Het ideale proces komt later.
Value stream mapping: zien waar het werk blijft liggen
Value stream mapping is een Lean-techniek waarbij je alle stappen van aanvraag tot levering op één kaart zet, inclusief de wachttijd tussen de stappen en de informatie die meegaat (Lean Enterprise Institute). Anders dan bij een gewoon processchema meet je ook de tijd. Je ziet dus hoe lang het werk stilligt.
Dat is vaak de grootste eye-opener. Aan een order wordt in totaal twintig minuten gewerkt, en toch is hij drie dagen onderweg. Die drie dagen zitten in het wachten tussen de stappen: op een goedkeuring, op een export, op iemand die maandag weer op kantoor is. Als iedereen het druk heeft en alles toch lang duurt, begin dan hier.
PDCA: verbeteren in korte rondes
De PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act) is een model om veranderingen in kleine stappen te testen. Je plant een verbetering, voert hem op kleine schaal uit, controleert het resultaat en past hem daarna breder toe of stuurt bij (ASQ). Daarna begint de cyclus opnieuw.
Zo bouw ik ook software. Binnen twee weken staat er een eerste werkende versie, die we testen met echte data en daarna bijsturen. Het voorkomt dat je een half jaar bouwt aan iets wat de werkvloer anders gebruikt dan bedacht.
Welk model kies je?
| Je probleem | Begin met | Waarom |
|---|---|---|
| Alles duurt te lang | Value stream mapping, dan Lean | Je ziet eerst waar het werk wacht, dan haal je de oorzaak weg |
| Dezelfde fouten komen steeds terug | Six Sigma (DMAIC) | Je zoekt de grondoorzaak met data |
| Afdelingen beschrijven het proces anders | BPMN | Eén eenduidig beeld als basis voor afspraken |
| Je gaat software laten bouwen | BPMN | De beslissingen en uitzonderingen liggen vast voordat er gebouwd wordt |
| Je wilt blijven verbeteren na de eerste slag | PDCA | Kleine, toetsbare stappen in plaats van een groot project |
Het model is niet het doel
Geen van deze modellen haalt het overtypen tussen je webshop en je boekhouding weg. Ze laten zien dát het er is en wat het kost. Daarna moet er nog iets gebeuren: een stap schrappen, een pakket anders instellen, systemen koppelen of iets bouwen. Hoe je die keuze maakt, werk ik uit in standaard software, koppelen of maatwerk.
Veelgestelde vragen
Welke modellen zijn er voor procesoptimalisatie?
De bekendste zijn Lean, Six Sigma met de DMAIC-cyclus, Lean Six Sigma, BPMN, value stream mapping en de PDCA-cyclus. Lean en value stream mapping richten zich op doorlooptijd en verspilling, Six Sigma op fouten en variatie, BPMN op het eenduidig vastleggen van een proces en PDCA op verbeteren in korte rondes.
Wat is het verschil tussen Lean en Six Sigma?
Lean haalt overbodige stappen en wachttijd uit een proces, zodat het werk sneller stroomt. Six Sigma vermindert fouten en variatie op basis van data. Lean maakt een proces sneller, Six Sigma maakt het betrouwbaarder. Lean Six Sigma combineert beide: eerst schrappen, dan foutloos maken.
Wat is BPMN?
BPMN staat voor Business Process Model and Notation. Het is een internationale standaard van de Object Management Group om processen in een diagram vast te leggen, met vaste symbolen voor taken, beslissingen en verantwoordelijkheden. Het maakt een proces eenduidig, voor collega's en voor wie de software bouwt.
Wat is value stream mapping?
Value stream mapping is een Lean-techniek waarbij je alle stappen van aanvraag tot levering op één kaart zet, inclusief de wachttijd ertussen. Daardoor zie je ook waar het werk stilligt. Vaak zit de meeste doorlooptijd in het wachten tussen de stappen.
Hoe werkt de PDCA-cyclus?
PDCA staat voor Plan, Do, Check, Act. Je plant een verbetering, test hem op kleine schaal, controleert het resultaat en voert hem daarna breder in of stuurt bij. Daarna begint de cyclus opnieuw. Zo verbeter je continu zonder grote, risicovolle projecten. Ik ben Ricardo Theijs van RNT Projects. Ik heb Business Process Management gestudeerd en jaren processen verbeterd bij organisaties als UWV, Centric en G4S. Nu licht ik processen door bij middelgrote bedrijven en bouw ik de software die daaruit volgt zelf.
Loop je hier zelf tegenaan?
Ik licht je proces door en bouw de oplossing waar een standaardpakket tekortschiet. Remote, en in twee weken zichtbaar resultaat.
Plan een call